Moni pk-yritys toimii pitkään yrittäjän intohimolla ja fiiliksellä. Se kantaa monesti yllättävän pitkälle – kunnes ei enää kannakaan. Selkeän ja toimivan johtamisjärjestelmän puute muodostuu ajan saatossa kasvun esteeksi. Toisin sanoen, toimivalla johtamisjärjestelmällä voi luoda jopa kilpailuetua ja nostaa yrityksen arvoa. Näin ollen jokaisen kasvuhakuisen yrittäjän olisi syytä pohtia oman yhtiön tavoitteita palvelevaa johtamisjärjestelmää.
Omistajavetoinen yritys on usein rakennettu vahvan vision, rohkeuden ja tekemisen meiningin varaan. Tyypillisesti intohimoinen yrittäjä tietää kaiken ja monesti tekee kaiken – ainakin päätökset. Se toimii, kun yritys on pieni ja reagointikyky ratkaisee. Jossain vaiheessa kasvu törmää kuitenkin kattoon ja harvoin syynä on markkina vaan johtamisen malli tai tarkemmin sanottuna sen puuttuminen.
Pullonkaula syntyy tyypillisesti kahdella tavalla. Toisessa ääripäässä omistaja kontrolloi aivan kaikkea ja kasvua ei synny. Toisessa päässä kontrolli lipeää ja mitään ei kontrolloida. Tällöin oikein mikään ei ole kenenkään hallussa. Molemmat johtavat samaan lopputulokseen: yritys ei kehity ja lopulta päädytään stagnaatioon tai kaaokseen. Ratkaisuna tähän voisi olla selkeä ja toimiva johtamisjärjestelmä, joka mahdollistaa hallinnan ja jatkuvuuden, mutta säilyttää yrittäjämäisen ketteryyden.
Yksi ihminen ei voi tehdä kaikkea
On täysin mahdollista johtaa yritystä fiilispohjalta ja one man – tai one woman – show -hengessä. Tämä saattaa toimia varsin pitkällekin. Kuitenkin, jos tavoitteena on hallittu kasvu ja yrityksen talouden turvaaminen, on rehellistä kysyä: kuinka pitkälle fiiliksellä voi oikeasti päästä?
Kun yritys kasvaa, päätösten määrä ja merkitys kasvavat. Päätökset alkavat myös monimutkaistua. Yhden tai edes muutaman ihmisen kapasiteetti ei yksinkertaisesti enää riitä hallitsemaan kaikkea. Vaade alkaa kasvaa myös organisaation sisältä. Ihmiset alkavat kaivata selkeyttä, rytmiä ja suuntaa.
Johtamisjärjestelmä luo jatkuvuutta – ja arvoa
Osakeyhtiölaissa määritellään hallintoelinten roolit: yhtiökokouksella, hallituksella ja toimitusjohtajalla on omat tehtävänsä. Erityisesti selkeä ja dokumentoitu omistajatahtotila luo pohjan sille, että johtamisjärjestelmä voidaan luoda. Lisäksi mainittavaa on, että hallituksen ja johdon toimiva ja tulevaisuuteen katsova yhteistyö on elintärkeää. Tätä toimiva johtamisjärjestelmä voi tukea merkittävästi.
Johtamisjärjestelmäksi määrittelen kokonaisuuden, jolla strategiaa viedään käytäntöön ja sen toimivuutta seurataan. Yleisen toimivuuden lisäksi on mainittavaa johtamisjärjestelmän merkitys yrityksen arvon näkökulmasta. Mahdollisissa yrityskauppatilanteissa johtamisjärjestelmä on ensimmäisiä asioita, joita valveutunut ostaja arvioi. Toimiva johtamisjärjestelmä on siis paitsi kasvun myös yritysarvon moottori.
Mistä elementeistä hyvä johtamisjärjestelmä rakentuu?
Hyvä johtamisjärjestelmä koostuu useista elementeistä. Siihen voidaan katsoa kuuluvaksi ainakin:
- Selkeä omistajatahto
- Tätä tukeva strategia, joka kertoo, mihin yritystä ollaan viemässä.
- Tavoitteet ja vastuut, jotka kuvaavat, mitä halutaan saavuttaa ja kenen toimesta
- Toimintamalli ja rytmi, joilla asioita seurataan ja kehitetään – tämä voi olla vaikkapa OKR, Balanced Scorecard tai yksinkertaiset toimintasuunnitelmat.
- Keskustelukäytännöt ja palaute, jotka pitävät suunnan elävänä ja joiden avulla toimintamalli viedään yksilöiden tasolle.
- Palkitseminen, joka tukee samoja arvoja ja tavoitteita kuin strategia.
- Talousjohtaminen, joka sitoo kokonaisuuden yhteen budjetin ja kassavirtaennusteen muodossa.
Jokaisen yrityksen johtamisjärjestelmä on yksilöllinen. Olennaista on, että johtamisjärjestelmä toimii vain, jos kaikki sen osat tukevat toisiaan. Esimerkiksi jos strategiassa ja tavoitteissa korostetaan tiimityötä ja tiedon jakamista, mutta palkitseminen kohdistuu vain yksilön suoritukseen, on käsillä ongelma. Kun palaset muodostavat loogisen kokonaisuuden ja jokainen ymmärtää oman roolinsa siinä yritys toimii paremmin kaikilla sen tasoilla.
Johtamisjärjestelmä on yhteinen tapa onnistua
Laadukas johtamisjärjestelmä ei sido vaan päin vastoin vapauttaa. Se tekee tavoitteista yhteisiä ja päätöksenteosta läpinäkyvää. Koko ydin on siinä, että jokainen organisaation jäsen tietää, miten hänen työnsä liittyy yrityksen tavoitteisiin ja miten hän voi niihin vaikuttaa. Tällöin johtaminen ei ole yhden ihmisen show, vaan koko joukkueen peli.
Johtamisjärjestelmän tilaa voi pohtia reflektoimalla esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Onko meillä selkeä omistajatahtotila?
- Tietävätkö kaikki työntekijämme omat tavoitteensa ja miten nämä tavoitteet liittyvät strategiaamme?
- Onko meillä selkeä tapa mitata ja analysoida: a) strategian pohjalla olevien olettamien paikkansapitävyyttä? b) strategian toimeenpanon etenemistä?
- Onko palkkamallimme ja palkitsemiskäytäntömme linjassa tavoitteidemme kanssa?
Mikäli näihin kysymyksiin löytyy selkeät vastaukset, joista vallitsee yhteinen näkemys yhtiössä, on tilanne erinomainen. Mikäli taasen nämä kysymykset herättivät pohdintoja ja kysymysmerkkejä, on käsillä mahdollisuus kehittyä.
Seuraavassa blogissa avaan hyvän johtamisjärjestelmän ominaispiirteitä ja sitä, miten kokonaisuus rakentuu käytännössä.
Juho Ahosola
KTM, HTM, EMBA, varatoimitusjohtaja
Talenom Oyj