Onko yrityksesi valmis tulorekisterin asettamiin vaatimuksiin?

Senior Tax Manager Aino Rantanen ja Tax Manager Riitta Väänänen, PwC

Senior Tax Manager Aino Rantanen ja Tax Manager Riitta Väänänen, PwC

Kaikkien palkkojen maksajien tai ansiotietojen ilmoittajien, kuten työnantajien, kotitalouksien tai tilitoimistojen, on ilmoitettava lakisääteisen ilmoittamis- ja tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat palkkatiedot 1.1.2019 alkaen tulorekisteriin. Vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot. Tällä hetkellä työnantajat joutuvat ilmoittamaan maksamistaan palkoista monelle eri taholle erilaisten määräaikojen ja teknisten menetelmien mukaisesti. Jatkossa tiedot eri viranomaisten tarpeita varten annetaan yhteen paikkaan.

Mikä muuttuu – mikä ei

Tulorekisteriin annettava ilmoitus korvaa palkkojen kuukausi- ja vuosi-ilmoituksia, joita nykyisin annetaan erikseen Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille. Keskeinen tulorekisterin aiheuttama muutos on ilmoittamisen reaaliaikaistuminen.

Uudessa ilmoittamismallissa suorituksen maksu laukaisee ilmoitusvelvollisuuden. Pääsäännön mukaan tulotieto on annettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Jos palkkoja maksetaan siis joka päivä, tulee jokaisesta maksusta antaa tieto viiden kalenteripäivän kuluessa. Tulotiedon antamiselle ei ole myöskään euromääräistä alarajaa ja tiedot tulee ilmoittaa tulonsaajakohtaisesti. Etenkin saajakohtaisten palkkatietojen ilmoittamisen määräaika lyhenee siten merkittävästi, kun tähän saakka esimerkiksi Verohallinnolle nämä tiedot on tullut toimittaa vain kerran vuodessa vuosi-ilmoituksella.

Pakollisina tietoina tulorekisteriin on ilmoitettava verovapaat ja veronalaiset palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset, muut ansiotulot sekä verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset. Tulorekisteriin voi myös ilmoittaa täydentäviä tietoja, kuten maksettujen palkkojen kertymisajanjakso ja työstä poissaoloajat. Mahdollisimman tarkat tiedot antanut maksaja voi jatkossa säästyä mm. erillisten etuushakemusten laatimiselta, jos hakemukseen vaadittavat tiedot on jo annettu etukäteen tulorekisteriin.

Tulorekisteri muuttaa vain ilmoittamismenettelyä, eli se ei vaikuta yrityksen rahavirtoihin. Esimerkiksi Verohallinnolle maksettavien työnantajasuoritusten eräpäivä pysyy ennallaan, vaikka maksatustietojen ilmoittaminen aikaistuu nykyisestä.

Ilmoittaminen

Tietojen ilmoittamisessa tulorekisteriin on käytössä erilaisia menettelytapoja. Ensisijaisesti ilmoittamisen tulee tapahtua joko palkkahallinnon järjestelmän ja tulorekisterin välille rakennetun sähköisen yhteyden kautta tai erillisessä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Tietojen ilmoittamiseksi teknisen rajapinnan kautta on joko yrityksen, tai sen puolesta asioita hoitavan tilitoimiston tai muun palkkahallinnon kumppanin haettava varmennetta tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta.

Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan puolestaan lähtökohtaisesti uusilla Suomi.fi-tunnisteilla. Suomi.fi-valtuutus onkin suositeltavaa antaa asianhoitajalle heti, mutta joissakin tilanteissa tämä ei ole vielä mahdollista. Jos yrityksellä ei ole kaupparekisterissä tai YTJ:ssä suomalaista Y-tunnusta tai tietoa nimenkirjoitusoikeudesta, ei Suomi.fi-valtuutuksen antaminen asianhoitajalle ole mahdollista. Täten esimerkiksi osa yhdistyksistä, säätiöistä ja ulkomaisista yrityksistä ei voi teknisesti antaa valtuutusta Suomi.fi-palvelussa. Tämän johdosta nykyistä Katso-palvelun valtuutusta voi käyttää tulorekisterin valtuutusasioissa Katso-palvelun elinkaaren loppuun asti, joka on näillä näkymin 31.12.2019.

Tulorekisteriin voi ilmoittaa maksutietoja, vaikka esimerkiksi ulkomaisella maksajalla ei olisikaan suomalaista henkilötunnusta tai Y-tunnusta. Tällaisessa tapauksessa maksaja ilmoittaa kotimaansa vastaavan tunnuksen ja osoitetiedot kotivaltiossaan. Vaikka Y-tunnuksen hakeminen ei ole ollut pakollista esimerkiksi ulkomaisille yrityksille, eikä Tulorekisteriin ilmoittaminenkaan tätä vaadi, uudet toimintamallit tuovat painetta saada kaikille toimijoille Y-tunnukset, muun muassa sähköisen asioinnin mahdollistamiseksi. Olemme käytännössä havainneet tätä painetta, muun muassa siinä, että vakuutusyhtiöt ovat alkaneet vaatia Y-tunnusta työnantajavakuutusten hankkimiseksi, vaikka näitä on voinut hankkia tähän saakka ilman Y-tunnusta.

Paperilla ilmoittaminen on mahdollista vain erityisestä syystä, kuten jos sähköinen ilmoittaminen on esimerkiksi yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta. Paperilomakkeella tietojen antamisen määräaika on yrityksillä ja organisaatioilla viiden kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää.

Virheiden oikaisut ja sanktiot

Mahdollisissa virhetilanteissa työnantajan tai muun suorituksen maksajan pitää korjata ilmoittamansa virheellinen tieto viipymättä sen jälkeen, kun se on huomattu. Alkuperäistä ilmoitusta korjataan korvaavalla ilmoituksella. Korvaavalla ilmoituksella annetaan kaikki tiedot uudelleen, eli uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot.
Pakollisten tietojen antaminen myöhässä voi johtaa viivästysseuraamuksiin. Viivästysseuraamuksia ei ole kytketty samaan viiden kalenteripäivän määräaikaan kuin tietojen ilmoittaminen, vaan Verohallinto määrää myöhästymismaksun, jos pakollisesti annettavat tiedot maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksantena päivänä. Myöhästymismaksua määrätään päiväperusteisesti, jos ilmoitus myöhästyy enintään 45 päivää ja tämän jälkeen sekä päivä että prosenttiperusteisesti myöhässä ilmoitetusta veronalaisen suorituksen määrästä. Jos aikaisemmin määräajassa ilmoitettuja tietoja oikaistaan 45 päivän kuluessa määräajasta, myöhästymismaksua ei määrätä. Enimmillään kuukausikohtainen sanktio voi olla 135 – 15.000 euroa riippuen myöhästymispäivien lukumäärästä ja myöhässä ilmoitetun suorituksen suuruudesta.

Varmista järjestelmien ja valtuutuksien toimivuus hyvissä ajoin

Tulorekisteri tarjoaa parhaimmillaan helpotusta tulotietojen ilmoittamiseen ja jakaa ilmoittamiseen liittyvät työt tasaisemmin koko vuodelle. Tulorekisteri ei lähtökohtaisesti aiheuta laajempaa raportointivelvollisuutta, vaan uusi ilmoittamismalli auttaa maksajia keräämään ja dokumentoimaan tietoja reaaliaikaisesti yhteen rekisteriin.

Nimenomaan reaaliaikaisuus on kuitenkin merkittävä muutos aikaisempaan toimintamalliin.
Tulorekisteri otetaan käyttöön ilman siirtymäaikaa ja heti vuoden 2019 puolella maksettaviin palkkoihin liittyvät tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin. Yritysten tulisi siis huolehtia jo hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta siitä, että yrityksen käyttämä palkkajärjestelmä toimii yhteen tulorekisterin asettamien vaatimusten kanssa ja että tarvittavat valtuutukset tai varmenteet ovat kunnossa. Näin varmistetaan turhilta laiminlyönti- tai myöhästymismaksuilta välttyminen.

Aino Rantanen
Senior Tax Manager, PwC

Riitta Väänänen
Tax Manager, PwC