Toimitusjohtaja Jopi Parviainen, EverTech Oy.
Kokouksia, tilaisuuksia ja koulutuksia pidetään nyt etänä erilaisten kanavien avulla. Tarjolla on monia vaihtoehtoja, mutta tärkeintä on valita turvallinen, omaan käyttöön soveltuva ja omaan osaamiseen sopiva ohjelmisto tai ohjelmistot.
Yleisemmin käytössä olevat videoneuvotteluohjelmistot, jotka ovat lähtökohtaisesti turvallisia, ovat
– Teams (Microsoft)
– Hangouts (Google)
– Gotomeeting (LogMeIn).
Ohjelmisto, johon kannattaa ehdottomasti tutustua, on Signal. Se on turvallinen valinta, suosittelen ehdottomasti.
Tässä myös muistilistaa, kun kutsut koolle tai järjestät tilaisuuksia tai olet osallistumassa niihin:
Älä asenna ohjelmistoa koneeseesi, jos et tiedä siitä mitään.
Vältä pitämästä etäyhteyttä (VPN tai muu vastaava) auki samaan aikaan, kun sinulla on videoneuvottelu.
Pidä virustorjunta ajan tasalla.
Jos ja kun jaat tiedostoja pilveen, huolehdi, että ne on tallennettu luotettavaan paikkaan, mistä ne ovat noudettavissa.
Käytännön sujuvuutta lisäävät myös yhteiset pelisäännöt, jotka on hyvä sopia heti tilaisuuden alussa.
Lähtökohtaisesti tilaisuuden järjestäjän tai kutsujan on hyvä omalta osaltaan huolehtia siitä, että käytössä on turvallinen ja mielellään yleisessä käytössä oleva ohjelmisto. Joissakin yrityksissä organisaation tietoturvapolitiikka estää ohjelmistojen asentamisen koneelle, jolloin kyseeseen tulee sovelluksen selainpohjaisen pluginin käyttö. Tuolloin olisi hyvä laittaa kutsuun linkki tai muu ohje, mistä se löytyy. Osa sovelluksen toimittajista on ”piilottanut” sen sivustoille hieman hankalasti löydettäväksi ja mielellään tarjoavat varsinaista työpöytäsovellusta suoraan asennettavaksi.
Huomiota kannattaa kiinnittää myös siihen, että jos äänen tai kuvan laatu huononee, joissakin ohjelmistoissa kuvan ja äänen laatua voi säätää, mikä voi auttaa ko. ongelmaan.
Testaa ääni ja kuva ennen kokousta ko. ohjelmistolla.
Pidä mikrofoni suljettuna, kun et puhu.
Jos videokuvaa käytetään, tilaisuuden isäntä tai emäntä sopii, miten puheenvuoro pyydetään – esimerkiksi nostamalla sormea – ja ilmoittaa kenellä on seuraava puheenvuoro. Lisäksi isäntä tai emäntä pitää kirjaa puheenvuorojen järjestyksestä.
Jopi Parviainen
toimitusjohtaja
EverTech Oy