”Koronan opetukset kannattaa käyttää nyt hyödyksi”

– Suomalaiset työpaikat selvisivät koronakriisistä pääsääntöisesti hyvin. Vaikka kriisi oli rankka harjoitus työelämälle, siitä jäi vahvasti plusmerkkisiä seurauksia, sanoo johtamisen kehittäjä ja muutosvalmentaja Minna Valonen.
Yrittäjänä työskentelevä Minna Valonen ­valmensi ­organisaatioita etätyössä ja monipaikkaisessa työssä jo ennen koronaa. Korona oli poikkeuksellista aikaa myös valmentajille, jotka auttoivat yrityksiä hankkimaan nopeasti etä- ja yksilöjohtamistaitoja. – Työni ei ole yleensä tulipalojen sammuttelua, sillä yritykset ovat nykyisin suunnitelmallisia ja eteenpäin katsovia. Ne ottavat apua asioihin, jotka ovat ­tulollaan ja kun mietitään esimerkiksi esimiestyön viemistä uudelle tasolle, hän kertoo.

Yrittäjänä työskentelevä Minna Valonen ­valmensi ­organisaatioita etätyössä ja monipaikkaisessa
työssä jo ennen koronaa. Korona oli poikkeuksellista aikaa myös valmentajille, jotka auttoivat yrityksiä hankkimaan nopeasti etä- ja yksilöjohtamistaitoja. – Työni ei ole yleensä tulipalojen sammuttelua, sillä yritykset ovat nykyisin suunnitelmallisia ja eteenpäin katsovia. Ne ottavat apua asioihin, jotka ovat ­tulollaan ja kun mietitään esimerkiksi esimiestyön viemistä uudelle tasolle, hän kertoo.

– Otimme kriisin aikana loikan, johon olisi normaalioloissa mennyt kymmenen vuotta. Työelämässä on tapahtunut valtava muutos vajaassa kahdessa vuodessa.

– Iso ilon aihe koronan jälkeen on mielestäni se, että enää ei epäillä, tekevätkö ihmiset oikeasti töitä kotonaan. On opittu, että työntekijän fyysinen läsnäolo työpaikalla ei välttämättä takaa laadukasta työpanosta. Jos organisaatiossa on yksilöjohtamisen haasteita etänä, silloin niitä on myös lähityössä.

Valonen kuvaa koronakriisin alkua shokiksi, jonka jälkeen organisaatiot keskittyivät selviytymiseen.

– Keväällä 2020 ja seuraavana syksynä Suomessa järjestettiin valtavasti etäjohtamiskoulutuksia. Tiedon tarve oli suuri, kun ihmiset olivat hajaantuneet koteihinsa. Oli selvitettävä, mitä johtamiselle tapahtuu fyysisen etäisyyden kasvaessa ja kun ei kohdata spontaanisti kahvihuoneissa ja käytävissä, jolloin tavallisesti ratkomme paljon työhön liittyviä asioita.

– Toinen asia oli, miten sosiaalisen kanssakäymisen tarve täytetään kotona, ja voiko organisaatio tukea työntekijöitään siinä härdellissä, joka oli varsinkin pikkulapsiperheissä. Entä sinkut, jotka jäivät täysin yksin?

Etätyö nosti esille myös yksilöjohtamisen tarpeen, jota ei ollut mietitty monessakaan organisaatiossa.

– Hoksattiin, että nyt tarvitaan ohjauspalavereita tai one to one -palavereja, sillä miten muuten esihenkilö tietää, mitä työntekijöille kuuluu. Monissa organisaatioissa alettiin suunnata huomioita myös tiimipalave­rien laatuun.

Monipaikkainen työ vaatii pelisääntöjä

Vaikka työpaikoilla on tänä syksynä aloitettu paluuta normaaliin, Minna Valosen mukaan muutos ei ole ohi. Nyt mietitään, luovutaanko etätyöstä kokonaan vai siirrytäänkö yrityksessä hybridi- eli monipaikkaiseen työhön.

– Organisaatiossa olisi selvitettävä yhteisesti, mitä monipaikkaisesta työstä ajatellaan ja vasta sitten päättää, miten menetellään käytännössä. Toteuttamistavat vaihtelevat laidasta laitaan. Joissakin yrityksissä työntekijöillä on täysvapaus valita, toisissa kaikki palaavat toimistoon.

– Itse ajattelen, että kaikki, mitä on koronassa opittu, kannattaa käyttää nyt hyödyksi.

Valonen neuvoo pohtimaan asiaa etenkin työn tekemisen näkökulmasta: selvittäkää, missä tilanteissa ja asioissa livetapaamiset ovat tarpeellisia ja antakaa ihmisille muutoin vapauksia järjestää työnsä.

Monipaikkainen työ tarvitsee myös pelisääntöjä. On päätettävä, milloin on välttämätöntä kokoontua työskentelemään yhdessä livenä.

– Näitä ovat projektien startit, erilaiset kick offit, innovointi ja aina kun ryhdytään tekemään jotain uutta. Myös ongelmatilanteissa kannattaa tavata kasvotusten. Pitäisin myös tiimipalavereja silloin tällöin livenä, jotta voidaan vaihtaa ajatuksia ja kysellä toistensa kuulumisia.

Monipaikkainen työ vaatii paljon viestinnältä. Valonen suositteleekin sopimaan, mitä viestintäkanavia käytetään, mitkä asiat kuuluvat millekin kanavalle ja miten tiheästi niitä on seurattava.

– Pelisäännöistä sopiminen voi tuntua vaivalloiselta, mutta tosiasiassa se helpottaa arkea. Kuormitus vähenee, jos viestintäkanavia karsitaan ja sisäinen viestintä keskitetään vain muutamaan kanavaan.

Minna Valonen suosittelee sopimaan vielä tavoitettavuudesta.

– Tämän ajan kirous työssä ovat keskeytykset. Itseään fiksusti johtavat varaavat työpäiväänsä mahdollisuuksien mukaan keskittynyttä työaikaa. Jotta organisaatio ei lukisi keskittynyttä työaikaa luppoajaksi, pitää keskustella, onko ok olla välillä poissa linjoilta ja voiko halutessaan sulkea toviksi kaikki laitteet.

Selvät rajat työlle ja vapaa-ajalle

Minna Valonen piti koronan aikana pienryhmävalmennuksia, joissa käytiin läpi oman työn johtamista. Esille nousivat toistuvasti työssä jaksaminen sekä työn ja vapaa-ajan erottaminen.

– Esimerkiksi monet sinkut kysyivät, miksi lopettaisin työn tekemisen, jos koronan rajoittamassa arjessa ei ole muutakaan tekemistä. Rajaaminen on kuitenkin itsensä johtamista. Se osoittaa selkärankaa, ja se on tietoa, että minulla on siihen oikeus.

Hyvä yksilöjohtaminen auttaa työn rajaamisessa. Esihenkilö asettaa tavoitteet ja auttaa työntekijää niiden saavuttamisessa ja myös kysyy säännöllisesti, minkälainen on työkuormasi ja kuinka voit.

– Keskusteluyhteyden pitäisi olla niin tiivis, että kun työssä tulee eteen harmeja, kääntymistä esihenkilön puoleen ei epäröidä hetkeäkään. Jälleen on kyse luottamuksesta.

– Kotona työskenneltäessä rajaaminen tarkoittaa konkreettisia toimia: nyt pistän läppärin kiinni, poistan sen ihan näkyvistä, jos työpiste sijaitsee vaikkapa olohuoneen nurkassa. Työsähköpostia ei kannata vilkuilla kännykästä, sillä se on hyvin kuormittavaa. Aika, jonka käyttää työsähköpostin seuraamiseen, on aina pois jostain muusta, Valonen sanoo.

Teksti ja kuva Päivi Eskelinen

Kokoontukaa aina kasvotusten, kun

  • pidätte kick offin tai aloitatte jotain uutta
  • innovoitte
  • haluatte ratkaista ongelman.