Ohjelmistolisenssien määrä yrityksessä voi yllättää

ICT-asiantuntija Jari Torkkola, ERA Expense Reduction Analysts

ICT-asiantuntija Jari Torkkola, ERA Expense Reduction Analysts

Yrityksellä voi olla käytössään yllättävän paljon ohjelmistolisenssejä. Niiden hankkiminen on helppoa, koska tarjolla on ilmaisia kokeilujaksoja, maksuttomia perustasoja ja ohjelmia, joita kannattaa hankkia kaikille. IT-osaston vastuulla on pitää käyttäjät tyytyväisinä, kapasiteetin on riitettävä, eikä homma saa takkuilla.

Talousjohtajaa IT-kuluihin uppoava rahamäärä kiinnostaa, mutta hänellä ei ole kokonaiskuvaa käytössä olevien ohjelmistojen määrästä ja tarpeesta.

Kun ensimmäisen version voi hankkia ilmaiseksi, kuka tahansa yrityksessä voi hyväksyä hankinnan. Sen jälkeen ohjelmistolle pitää saada riittävästi käyttäjiä, mistä seuraa, että siitä onkin hankala hankkiutua eroon.

ICT-lisenssien läpikäynti saattaa jäädä tekemättä myös yrityskauppojen jälkeen. Kiireellisiä asioita on paljon, toimintoja ja erilaisia yrityskulttuureita yhdistetään ja yleensäkin harjoitellaan yhteistä taivalta eteenpäin. Myöhemmin läpikäynti yksinkertaisesti unohtuu – aina on liian kiire. Toisinaan asia ei oikein edes kuulu kenenkään vastuulle.

Myös toimittajat yhdistyvät, isot ostavat pienempiä, ja ohjelmistolisenssejä päätyy tällä tavoin saman katon alle. Esimerkiksi Microsoft ostaa 10–15 yritystä vuodessa. Muistatko, kuka omistaa Slackin tällä hetkellä? Tai Tableaun? Yrityksellä saattaa olla näin päällekkäisiä lisenssejä, minkä huomaaminen vaatisi jatkuvaa markkinan seuraamista.

Etätyö lisää työntekijöiden autonomiaa. On vastuuta ja valtaa vaikuttaa omiin työkaluihin, ja palveluja on helppo ostaa pilvestä. Yleensä ne eivät maksa ”paljon”, mutta jäävät kerryttämään jatkuvaa maksua. Yksittäinen työntekijä osaa harvoin arvioida, miten hänen tilauksensa istuu kokonaisuuteen.

Gartnerin tutkimuksessa vuoden 2021 trendinä esiin nousevat ICT-kustannukset, joille ennustetaan 6,2 prosentin kasvua. Yritysten kannattaakin aika ajoin käydä läpi kokonaiskulunsa ja katsoa, vastaavatko tilatut palvelut sitä, mitä niiltä odotetaan.

Tarvitaan siis joku, joka kokoaa kaiken yhteen järkevien päätösten aikaansaamiseksi. Ulkopuolinen apu antaa uuden näkökulman lisäksi apukädet homman tekemiseen.

Ohjelmistolisenssien hyvä hallinta on monimutkainen kokonaisuus, ja sillä on iso vaikutus kannattavuuteen. On suositeltavaa, että yritykset huolehtivat ohjelmistolisenssiensä kokonaiskustannuksien lisäksi niiden taloudellisista riskeistä. Ohjelmistojen suorituskyvyn arviointiin kannattaa siis käyttää liiketoiminnan mittareita, eikä katsoa pelkästään teknistä suorituskykyä.

Jari Torkkola
ICT-asiantuntija
ERA Expense Reduction Analysts