Hankinta- ja toimitussopimuksiin sisältyy nykyisin yhä useammin erilaisia vastuullisuusvaatimuksia. Tällaiset ESG-vaatimukset (Environmental, Social and Governance) kattavat yrityksen ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen, hallintotapaan ja taloudelliseen vastuuseen liittyvät asiat.
Euroopan unioni on edistänyt vastuullisuussääntelyä muun muassa vuonna 2023 voimaan tulleella yritysten kestävän kehityksen raportointia koskevalla direktiivillä (CSRD), jonka vaatimukset on Suomessa pantu täytäntöön tilintarkastus- ja kirjanpitolain muutoksilla. Myös uusi yritysvastuudirektiivi (CSDDD) astui voimaan heinäkuussa, ja sen kansallinen täytäntöönpano Suomessa tulisi tehdä 25.7.2026 mennessä.
Jo ennen tätä uutta sääntelyä etenkin suurten yhtiöiden sopimuksissa on ollut jo pidemmän aikaa mukana erillinen code of conduct -liite tai sopimuskohta, jossa on asetettu tietty minimitaso yrityksen vastuullisuustoimille. Tästä huolimatta vastuullisuusvaatimukset eivät silti ehkä aiemmin ole nousseet kovin keskeiseen rooliin sopimusneuvotteluissa.
Viime aikoina sopimusten vastuullisuusvaatimukset ovat kuitenkin lisääntyneen sääntelyn myötä selvästi laajentuneet ja monimutkaistuneet. Velvoitteet eivät enää koske vain kaikista ilmeisimpiä väärinkäytöksiä, kuten lapsityövoiman tai lahjonnan kieltoa, vaan sisältävät hyvinkin yksityiskohtaisia vaatimuksia liittyen esimerkiksi toimittajan sisäisiin prosesseihin ja koko tuotteen tai palvelun arvoketjuun aina raaka-aineista lähtien.
Monissa code of conduct -liitteissä toimittajalta vaaditaankin yleisesti ”kaikkien soveltuvien lakien, asetuksien ja viranomaismääräyksien” noudattamista, mikä laajentaa merkittävästi toimittajan vastuita. Vaatimusten noudattaminen tulee myös pystyä osoittamaan pyydettäessä. Usein mukana onkin myös konkreettisia toimitusketjun auditointi- ja raportointivelvollisuuksia.
ESG-vaatimukset koskevat toimittajan lisäksi yleensä koko alihankintaketjua raaka-ainetoimittajista lähtien. Jos koko hankintaketju ei ole kunnossa, voi toimittaja joutua vastuuseen sopimusrikkomuksesta alihankkijaportaan puutteiden vuoksi. Pitkissä sopimusketjuissa ESG-vaatimusten hallinnointi on ymmärrettävästi käytännössä haastavaa.
Tiukentuneiden ESG-vaatimusten myötä toimittaja voi rikkoa sopimusta, vaikka tuote tai palvelu olisi tuotettu virheettömästi ja oikea-aikaisesti. Sopimusrikkomuksista aiheutuvat seuraamukset vaihtelevat vahingonkorvauksista jopa sopimuksen purkamiseen. Toimittajan riskejä lisää se, että ESG-vaatimukset pyritään usein jättämään sopimuksen vastuunrajoituksen ulkopuolelle. ESG-vaatimuksiin voidaan pyytää sitoutumaan myös kokonaan toimitussopimuksesta irrallisella dokumentilla, jolloin mitään vastuunrajoituksia ei myöskään sovelleta.
Miten ESG-riskejä sitten voi minimoida?
1. ESG-vaatimusten läpikäynti osaksi sopimusprosessia. ESG-vaatimuksiin on syytä suhtautua samalla tarkkuudella kuin muihinkin sopimusehtoihin ja -asiakirjoihin.
2. Muista vastuunrajoitus. Huolehdi siitä, että ESG-vaatimuksiin soveltuu vastuunrajoitusehto.
3. Hankintaketjun auditointi. Kartoita käytetyt alihankkijat ja arvioi täyttävätkö ne vastaavat velvoitteet, joihin olette itse sitoutuneet.
4. Sopimusten läpikäynti ja päivittäminen. Varmista, että kaikissa alihankintasopimuksissa on huomioitu ESG-vaatimukset, mukaan lukien erilaiset auditointi- ja raportointivelvoitteet, koko sopimusketjun osalta.
5. Koulutukset ja ohjeistus. Huolehdi oman henkilöstön ja alihankintaketjun riittävästä kouluttamisesta ja tarvittavien ohjeistusten laatimisesta sekä niiden käytännön implementoinnista.
Tommi Härmä, asianajaja, osakas Asianajotoimisto Merkurius Oy
Ida Koskinen, counsel, asianajaja, Asianajotoimisto Merkurius Oy