Leena Laurila ja Otto Ropponen, Asianajotoimisto Alfa
Laki huoneistotietojärjestelmästä astui voimaan 1.1.2019. Lailla rakennetaan uusi asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakkeita koskeva kirjaamisjärjestelmä ja rekisteri, huoneistotietojärjestelmä. Järjestelmän käyttöönotto helpottaa taloyhtiöiden hallintoa sekä osakkeiden vaihdannan ja vakuuskäytön parissa tehtävää työtä. Myös tiedonsaanti helpottuu, kun osakehuoneistojen omistajia ja panttauksia koskeva informaatio löytyy jatkossa yhdestä ja samasta Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä järjestelmästä.
Kaikki 1.1.2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ovat automaattisesti uuden järjestelmän piirissä. Osana uudistusta yhtiöiden perustamisilmoitukset voidaan jatkossa tehdä vain sähköisesti.
Ennen vuodenvaihdetta perustettujen eli ns. vanhojen taloyhtiöiden osakekirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon tapahtuu kaksivaiheisesti. Ensimmäisessä vaiheessa vanhojen yhtiöiden on siirrettävä osakeluettelon ylläpitäminen Maanmittauslaitokselle. Tämä on tehtävä 1.5.2019 alkaen ja viimeistään 31.12.2022. Osakeluettelon siirron hyväksyy taloyhtiön hallitus. Itse siirtäminen tapahtuu ilmoittamalla osakeluettelon tiedot sekä tiedot yhtiöjärjestyksen lunastus- tai vaihdannanrajoituksesta Maanmittauslaitokselle. Tämän jälkeen yhtiön on vielä viipymättä ilmoitettava osakkeenomistajille osakeluettelon ylläpidon siirtämisestä samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan.
Vanha keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan liittyä osakehuoneistorekisteriin, mutta sen ei ole pakko siihen liittyä. Yhtiön on otettava yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin. Yhtiöjärjestyksen muutos on ilmoitettava kaupparekisteriin sähköistä järjestelmää käyttäen ja yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnin jälkeen yhtiön on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle.
Keskeisenä hallinnointia helpottavana asiana taloyhtiöllä ei ole enää siirron jälkeen velvollisuutta ylläpitää osakeluetteloa. Samalla taloyhtiöllä osakkeen siirron kirjaamisen yhteydessä ollut velvollisuus valvoa varainsiirtoveron suorittamista (ja vastuu verosta) poistuvat. Jatkossa myös omistajamerkintöjen ja saantojen selvitykset tehdään sähköisen omistuksen kirjaamisen yhteydessä Maanmittauslaitoksessa.
Toisessa vaiheessa yksittäinen osakkeenomistaja voi hakea Maanmittauslaitokselta oikeutensa rekisteröintiä sen jälkeen, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Samassa yhteydessä vanha osakekirja on toimitettava Maanmittauslaitokselle sen mitätöintiä varten. Vastuu osakekirjojen häviämisestä tai tuhoutumisesta sekä siihen liittyvä ikävä kuolettamisprosessi jäävät tämän jälkeen historian lehdille.
Omistuksen rekisteröintiä tulee hakea, kun huoneisto osakeluettelon siirron jälkeen ensimmäisen kerran vaihtaa omistajaa. Tuolloin osakkeensaajan tulee hakea rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa luovutussopimuksen tekemisestä tai, perustajaosakkaan tapauksessa, omistusoikeuden siirtymisestä. Lakiin on myös kirjattu perälauta niitä tilanteita varten, joissa osake ei ole vaihdannan kohteena. Tällaisessa tapauksessa rekisteröinti on tehtävä 10 vuoden kuluessa yhtiön tekemästä osakeluettelon siirrosta. Jos osakkeenomistaja ei ole toiminut edellä mainittujen määräaikojen puitteissa, menettää tämä oikeutensa osallistua yhtiökokouksiin, kunnes asia on korjattu.
Omistajanvaihdoksesta tai panttauksesta tehdään tulevaisuudessa merkintä suoraan osakehuoneistorekisteriin ja nämä tiedot ovat keskitetysti yhtiöiden, kiinteistövälittäjien ja pankkien saatavilla. Maanmittauslaitos on 29.1. lähtien alkanut antaa rajoitettua tietopalvelua huoneistotietojärjestelmästä. Tietopalvelut kehittyvät vuoden 2019 aikana ja niiden ympärille rakentuu myöhemmin sähköisen kaupankäynnin mahdollistavia alustoja. Useat suuret pankit, rakennusliikkeet ja välitysliikkeet ovat perustaneet yhdessä Digitaalinen Asuntokauppa DIAS Oy:n, jonka kehittämä alusta mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman asuntokaupan sähköisillä osakekirjoilla. Alustan kautta hoituvat muun muassa ostajan ja myyjän pankkien antamat suostumukset, kauppakirjan sähköinen allekirjoitus, varainsiirtoveron maksu ja omistajamuutoksen hakeminen sähköiseen osakehuoneistorekisteriin.
Lisätietoja huoneistotietojärjestelmästä löydät maanmittauslaitoksen ylläpitämältä infosivustolta osoitteessa www.osakehuoneistorekisteri.fi.
Leena Laurila
asianajaja, varatuomari
Otto Ropponen
varatuomari