Julkisen hallinnon hankinnoissa käytetään varsin vakiintuneesti niin sanottuja JYSE- ja JIT-ehtoja, eli valtiovarainministeriön ylläpitämiä yleisiä sopimusehtoja. Kysymys on vakioehdoista, jotka on tarkoitettu käytettäväksi hankintayksiköiden ja toimittajien välisissä hankintasopimuksissa. Ehdot on laadittu erikseen julkisen hallinnon tavara- ja palveluhankinnoille (JYSE Tavarat ja Palvelut) sekä julkisen hallinnon IT-hankintoihin (JIT).
JYSE- ja JIT-ehdot on päivitetty kevään 2025 aikana. Erityisesti JIT-ehtojen osalta päivitys on ollut odotettu teknologian sekä sääntelyn nopean kehityksen takia viime vuosina. Päivitysten tavoitteena on ollut sopimusehtojen ajantasaistaminen, käsitteistön tarkastaminen sekä ehtojen yhtenäistäminen toistensa kanssa. Lisäksi ehtomuutoksilla on pyritty lisäämään julkisten hankintojen houkuttelevuutta.
Alle on koostettu yhteenveto keskeisimmistä JYSE- ja JIT-ehtoihin tehdyistä muutoksista.
Muutokset JYSE-ehtoihin
- Vahingonkorvauksen enimmäismäärä. Yksi merkittävimmistä JYSE 2025 -ehtojen muutoksista edellisiin versioihin koskee vahingonkorvausvastuun enimmäismäärää. Uusissa ehdoissa vahingonkorvausvastuun enimmäismäärä on hankintasopimuksen arvo, kun aiemmin vastuunrajoituksen määrä on ollut hankintasopimuksen viisinkertainen arvo. Muutos koskee sekä tavara- että palveluhankintojen ehtoja.
- Toimittajan avustamisvelvollisuus. JYSE 2025 Palvelut -ehdoissa avustamisvelvollisuuden sisältö on määritelty aiempaa tarkemmin. Uusien ehtojen mukaan toimittaja on muun muassa velvollinen tilaajan pyynnöstä jatkamaan palvelun tuottamista sopimuksen ehtojen mukaisesti tilaajan pyytämässä laajuudessa. Lisäksi ehtoon on lisätty toimittajan velvollisuus palauttaa ja hävittää tilaajan luovuttama aineisto palvelun tuottamisen päättyessä.
- Indeksiehto hinnanmuutoksiin. Sekä tavara- että palveluhankintojen uudessa hinnanmuutosehdossa on huomioitu mahdollisuus indeksiehdon käyttämiselle. Sovellettava indeksi tulee valita hankintakohtaisesti ja ilmoittaa hankintasopimuksessa.
- Kielletyt kilpailunrajoitukset. Lisäksi tavara- ja palveluhankintojen sopimusehtoihin on lisätty kiellettyjä kilpailunrajoituksia koskeva luku.
Muutokset JIT-ehtoihin
Kuten myös aikaisemmat JIT 2015 -ehdot, myös uudet JIT 2025 -ehdot jakautuvat rakenteeltaan yleisiin ehtoihin sekä eri tilanteissa soveltuviin, tapauskohtaisesti valittaviin erityisehtoihin. Päivitystyön yhteydessä tehtiin seuraavat keskeiset muutokset:
- Tilaajan purkuoikeuden ja toimittajan ilmoitusvelvollisuuksien laajentaminen. Yleisissä ehdoissa on laajennettu tilaajan purkuoikeutta siten, että tilaajalla on oikeus purkaa myös muut sopijapuolten väliseen toimituskokonaisuuteen kuuluvat sopimukset, joita tilaaja ei voi muuta tuotetta tai palvelua koskevan purkamisen takia enää olennaisilta osin hyödyntää. Toimittajan ilmoitusvelvollisuuksia on laajennettu koskemaan tilanteita, joissa toimittajaan, sen käyttämään alihankkijaan tai palveluun kohdistuu erilaisia pakotteita sekä tilanteita, joissa toimittajaan kohdistuu merkittäviä määräysvaltamuutoksia.
- Indeksiehto hinnanmuutoksiin, tilaajavastuu ja kielletyt kilpailunrajoitukset. Myös JIT:n yleisissä ehdoissa on JYSE-ehtojen tapaan huomioitu hinnanmuutosehdossa mahdollisuus indeksiehdon käyttämiselle. Yleisiin ehtoihin on otettu mukaan myös JYSE-ehtoja vastaavat uudet luvut tilaajavastuuta ja kiellettyjä kilpailunrajoituksia koskien.
- Uudet ja poistetut ehtoliitteet. JIT 2025-ehtokokonaisuuteen on lisätty uusi asiantuntijatyötä koskeva ehtoliite, joka on tarkoitettu IT-alan asiantuntijatyön hankintaan tilaajan itse vetämissä projekteissa. Vähäiselle käytölle jääneet JIT 2015 Ketterät menetelmät -ehdot on poistettu JIT 2025 -ehtokokonaisuudesta.
- Tilaajan sovellukset avoin lähdekoodi. Tilaajan sovellukset avoin lähdekoodi -ehtoliitteessä isoin muutos on se, että ehdoista on poistettu kokonaan sovelluksen avointa julkaisemista ja julkaistavan sovelluksen ylläpitoa koskevat ehdot. Oletuksena siten ei enää ole se, että toimittajan tulee julkaista sovellus.
- Palvelut verkon kautta -ehtoliitteen modernisointi. Ehtoliitettä on kauttaaltaan modernisoitu sekä aiempaa selvemmin todettu, että ne soveltuvat SaaS-palveluihin. Keskeisimmät muutokset ehtoliitteeseen ovat palvelukuvauksen ja ohjelmistopalveluiden määritelmien selkeyttäminen sekä irtisanomisaikojen pidentyminen.
- Laitteet-ehtoliite. Laitteet-ehtoliitettä on yhdenmukaistettu JYSE 2025 Tavarat -ehtojen kanssa mm. lisäämällä ehtoihin uusi luku laitteen ominaisuuksista sekä tarkentamalla omistuksen ja vaaranvastuun siirtymistä, toimituksen viivästymistä sekä takuun laajuutta.
JIT/JYSE Henkilötietojen käsittelyn ehdot
- Uusien sopimusehtojen julkaisemisen yhteydessä on julkaistu myös henkilötietojen käsittelyä koskeva ehtoliite sekä hankintakohtaisesti täydennettävä henkilötietojen käsittelyn kuvaus. Näitä liitteitä voidaan käyttää jatkossa yhdessä sekä JYSE- että JIT-ehtojen kanssa sellaisissa hankinnoissa, joissa toimittaja käsittelee tilaajan henkilötietoja tilaajan lukuun. Ehdot on laadittu aiemmin käytössä olleiden JIT 2015 Henkilötiedot -ehtojen pohjalta, mutta niitä on päivitetty kauttaaltaan vastaamaan paremmin nykyisiä sopimuskäytäntöjä ja viranomaisohjeistuksia.
Niin tilaajien kuin toimittajien on suositeltavaa tutustua uusiin ehtoihin sekä keskeisempiin muutoksiin oman liiketoiminnan kannalta soveltuvissa määrin. Uudet ehdot ovat ajantasaisemmat ja erityisesti JIT-ehdot ovat päivitysten myötä aiempaa toimivammat, minkä vuoksi onkin suositeltavaa siirtyä käyttämään niitä uusissa sopimuksissa. Uudet sopimusehdot eivät kuitenkaan automaattisesti korvaa vanhoja JYSE- ja JIT-ehtoja, vaan jos sopimuksessa on sovittu sovellettavan ehtojen aiempia versioita, soveltuvat ne uusista ehtoversioista huolimatta.
Lisäksi on hyvä muistaa, että yleisistä sopimusehdoista voidaan aina poiketa hankintasopimuksella. Toimittajan onkin aina suositeltavaa tutustua huolellisesti kunkin hankinnan sopimusehtoihin kokonaisuudessaan ennen tarjouksen jättämistä. Tilaajan puolestaan on syytä harkita sopimusluonnosta laatiessaan, millaiset sopimusehdot ovat kussakin hankinnassa tarkoituksenmukaisimmat ja erityisesti JIT-ehtoja käytettäessä on kiinnitettävä huomiota oikean ehtoliitteen valitsemiseen.
Ida Koskinen
Counsel
Asianajotoimisto Merkurius Oy
Lotta Lampinen
Attorney
Asianajotoimisto Merkurius Oy