Ensimmäisessä blogissa pohdin, miksi johtamisjärjestelmä on yrityksen kasvun näkymätön moottori ja mitä sillä tarkoitetaan. Tässä kirjoituksessa siirryn seuraavaan kysymykseen: millainen on hyvä johtamisjärjestelmä? Pureudun siihen kolmen keskeisen elementin: kirkkauden, linjakkuuden ja
strategisen toimijuuden, kautta.
1. Kirkkaus – yhteinen ja jaettu ymmärrys suunnasta ja merkityksestä
Hyvässä johtamisjärjestelmässä kaikki tuntevat strategian ja lisäksi kokevat siihen tunnetason yhteyttä. Tällöin strategia ei ole vain ylimmän johdon Power Point -esitys vaan merkityksellinen suunta yhteisille ponnisteluille. Kirkas strategia näkyy arjessa siten, että jokainen pystyy kertomaan yrityksen suunnan ja sen tarinan ymmärrettävästi ja selkeästi. Kun ihmiset tietävät, mitä tavoitellaan ja miksi, syntyy yhteinen merkitys ja halu edistää yhteisiä päämääriä. Kirkkaus siis vallitsee parhaimmillaan
sekä suunnan että toimintatapojen suhteen. Tiedetään siis mihin ollaan menossa ja miten.
2. Linjakkuus – johtamisjärjestelmä, joka käy järkeen
Johtamisjärjestelmä menettää uskottavuutensa välittömästi, jos sen osat vetävät eri suuntiin. Ristiriidassa olevat tavoitteet, mittarit tai palkitsemismallit hämärtävät suunnan ja nakertavat organisaation luottamusta. Taas kaikki elementit tukevat toisiaan, järjestelmä alkaa käydä järkeen – se luo hallinnan tunnetta ja uskottavuutta. Linjakkuuteen liittyy myös talousjohtamisen selkeät rakenteet. Strategiset tavoitteet tulee viedä budjetin ja kassavirtaennusteen tasolle. Laadukas,
kokonaisuuteen sidottu taloussuunnittelu on johtamisjärjestelmän kovaa ydintä. Sen vastakohta on tilanne, jossa budjetti elää omaa elämäänsä ja strategia on tästä irrallinen kokonaisuus. Heikossa kokonaisuudessa budjetointi on tekninen harjoite eikä ole sidottu syvästi johtamisjärjestelmään.
3. Strateginen toimijuus – jokainen on osa kokonaisuutta
Kuten todettu, kirkkaus on todella tärkeää. Tämän ohella on tärkeää, että jokainen tunnistaa ja tietää oman roolinsa merkityksen osana strategiaa. Strateginen toimijuus tarkoittaakin, että jokainen organisaation jäsen kokee olevansa osa strategian toteuttamista – ei vain suorittamassa tehtäviä, vaan vaikuttamassa kokonaisuuteen. Kun ihmiset ymmärtävät omat tavoitteensa ja niiden yhteyden strategiaan, syntyy vastuunottoa, aloitteellisuutta ja energiaa. Päätöksiä tehdään omasta roolista
käsin, mutta osana isompaa merkityksellistä kokonaisuutta. Tämän toimijuuden fasilitoinnissa on olennaista aito keskustelu, jossa yhdessä henkilöstön kanssa suunnitellaan ja oivallutetaan, mitä strateginen toimijuus eri rooleissa on.
Johtamisjärjestelmän käytännön kehittäminen
Kokemukseni mukaan suurimmassa osassa pk-yrityksiä ei ole dokumentoitua johtamisjärjestelmää. Osittain tämä voi johtua siitä, että tämän luominen on koettu työlääksi. Johtamisjärjestelmän luomisessa kannattaa lähteä kevyesti liikkeelle. Hyvä tapa on lähteä yksinkertaisesti jäsentämään paperille kuvausta nykytilasta ainakin omistajatahtotilan, strategian, tavoitteiden, johtamiskäytäntöjen, raportoinnin ja palkitsemisen sekä talousjohtamisen suhteen. Tämän jälkeen
johdon ja henkilöstön kanssa reflektoiden voi löytää 1-3 kehityskohdetta, joita lähtee ensimmäiseksi laittamaan kuntoon. Tätä toistamalla, rakentuu pala kerrallaan toimiva johtamisjärjestelmä.
KTM, HTM, EMBA Juho Ahosola
varatoimitusjohtaja
Talenom Oyj