Tuuli-Elina Andersén ja Kati Vasell.
Tilaisuuksien järjestäminen saattaa vaikuttaa äkkiseltään helpolta tehtävältä, etenkin jos kokemusta tapahtumista on kertynyt enemmän lavan edestä kuin takaa.
Tarvitsee vain kutsua yleisö ja esiintyjät samaan aikaan samaan paikkaan, ja sen jälkeen asiakkaat, kollegat ja yhteistyökumppanit taputtavat inspiroituneina koko kotimatkan. So simple! Vai onko sittenkään?
Itse tapahtuman kuuluukin näyttää helpolta ulospäin. Silloin kaikki tapahtuman sujumiselle olennaiset asiat on osattu tehdä oikein, jolloin yleisö ei kiinnitä niihin huomiota.
Sitä mitä ei tiedä, ei tietenkään osaa ottaa huomioon. Kokosimme listan, joka pitää sisällään tapahtumien yleisimmät synnit ja tietysti vinkit, kuinka ne voi välttää. Ota listaus käyttöön, niin et tule kattaneeksi tilaisuuteesi syntisten pöytää. Bon appetit!
1. Aikataulutus
Mikään ei ärsytä yleisöä niin paljon kuin se, että tilaisuus venyy yli päätösajan. Yleisin syy aikataulun venymiseen on, että puhujien tai esiintyjien väliin ei ole jätetty riittävästi aikaa. Jätä siis aina 2–5 minuuttia aikaa esitysten väliin juonnolle, mahdollisen esitysmateriaalin vaihdoille ja mikitykselle. Mikäli haluat ottaa yleisökysymyksiä, myös ne täytyy aikatauluttaa erikseen.
Toinen yleinen syy aikataulun venymiseen on, että kukaan ei keskeytä yliajalle keulivaa esiintyjää. Tähän hyvä vinkki on laittaa lavan etureunaan ajastin, josta esiintyjä näkee jäljellä olevan aikansa. Kaikista tehokkain ja varmin keino on vastuuttaa juontaja huolehtimaan aikataulun toteutumisesta.
2. Äänentoisto
”Olipa hyvä ääniteknikko, kun kaikkien puheet kuuluivat niin täydellisesti läpi tapahtuman”.
Oikeasti kukaan ei sano koskaan näin. Hyvään äänentoistoon ei tule kiinnittäneeksi huomiota ja siksi se tuppaa usein unohtumaan. Tarkasta, että varaamassasi tapahtumatilassa on, tai sinne on tilattu, ohjelmaan ja tilan kokoon sopiva äänentoistojärjestelmä.
Muista, että järjestelmä ei toimi yksin, vaan se vaatii myös asiaan vihkiytyneen käyttäjän. Varmista siis, kuuluuko ääniteknikko sopimukseesi. Muista kysyä aina myös tilaisuutesi esiintyjiltä äänentoistoa koskevat toiveet ja tarpeet.
3. Juontajan valinta
Hyvä juontaja on onnistuneen tapahtuman tärkein esiintyjä. Hyvä juontaja on kuin
mentalisti, joka saa yleisön huomion kääntymään tilaisuutesi kannalta oikeisiin
asioihin ja vie ohjelmaa eteenpäin vakuuttavalla ja energisellä otteella.
Hyvällä juontokäsikirjoituksella tuetaan tilaisuuden tavoitteita. Ammattilainen myös paikkaa mahdolliset aikataulumuutokset ja yllättävät tilanteet niin, että yleisö ei tajua mitään poikkeavaa tapahtuneenkaan. Mieti siis tarkkaan, kannattaako juontorooli vastuuttaa yrityksen omalle väelle vai olisiko järkevämpää käyttää ulkopuolista ammattijuontajaa.
Edellä kuvatuilla eväillä vältät syntisten pöydän ja jätät osallistujille muistijäljen onnistuneesta tapahtumasta, josta he inspiroituneena vaihtavat ajatuksiaan vielä paluumatkalla.
Seuraavassa blogissamme saat lisää vinkkejä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen ja siihen, miten tapahtumasta tehdään elämys.
Tapahtumaterkuin
Tuuli-Elina Andersén ja Kati Vasell
Maikki Media Oy