Asianajaja, osakas Vesa Turkki, Eversheds Asianajotoimisto Oy.
Alkukeväästä 2020 levinnyt Covid-19-pandemia on runnellut ja muokannut uusiksi markkinoita ja sitä myöten yritystoimintaa tavalla, jota tuskin aikaisemmin koskaan modernissa markkinataloudessa ja maailmankaupassa on kohdattu.
Pandemia kiihdytti teknologiadisruptiota ja nosti keskiöön myös kyberturvallisuusriskit. Samaan aikaan teknologiset innovaatiovaatimukset kasvoivat, jotta ylipäätään pysytään kilpailukykyisenä. Tätä on julkisuudessa kutsuttu digiloikaksi, jonka pandemia aikaansai. Yritysten hallituksilta vaaditaan vieläkin nopeampaa strategista reaktiokykyä ja valistunutta valmiutta arvioida teknologian rooli oman yritystoiminnan menestyksen osalta.
Pandemiakevään kokemukset ja toinen aalto
Kun pandemiakevät koitti, seurasivat kiireisimmät tapahtumaketjut yrityksissä. Näitä tyypillisesti olivat:
- kiireiset sopeutustoimet: YT:t, tuotannon alasajo, toimipisteiden sulkemiset ja muut kustannusten karsimiset, keskeytysvakuutukset (painottuen erityisesti 3-5/2020)
- käyttöpääoman varmistaminen: käyttöpääomalainat ja lainojen maksun lykkääminen
- rahoituksen varmistaminen jatkuvuuden turvaamiseksi omavaraisuusasteen näkökulmasta ja
- voimakkaammat tervehdyttämistoimet, divestoinnit ja saneeraukset (ravintola- ja matkailutoiminnassa kohdat 3-4 ovat jo ajankohtaisia) sekä
- varautuminen ja ennakointi kriisin jälkeiseen aikaan ainakin strategiatasolla.
Toista aaltoa odotettiin syksylle 2020 ja tätä kirjoitettaessa on ilmeistä, että vaikka talouselämässä koetaan nyt vielä ensimmäisen aallon vaikutuksia, epidemian ja ihmisten terveyden kannalta käsillä on ns. toinen aalto.
Pandemian akuutissa vaiheessa sopimusasioissa keskeisiä olivat muun muassa vuokrasopimukset, työoikeudelliset kysymykset, alihankintaketjujen toimitusongelmat ja erityisesti force majeure -käsite. Nyt on ilmeistä, että pandemian vaikutukset yrityksen riskienhallinnan juridiikassa ovat paljon monitahoisempia ja laajempia kuin ne kysymykset, joihin keväällä keskityttiin akuutissa tilanteessa.
Pitkäkestoisissa sopimussuhteissa (muun muassa jakeluketjuissa) Covid-19-pandemian jatkuminen aiheuttaa häiriötilanteita, jotka voivat pintautua esimerkiksi varastojen väliaikaisena tyhjenemisenä, hintojen nousuna, tuotantovaikeuksina. Pitkäaikaisissa sopimuksissa on yleensä lähtökohtaisesti varauduttu toimituskatkoksiin – ainakin alkuvaiheessa Covid-19-tilanne sisältyy sietämisvelvollisuuden piiriin, joka tulee kestää osana sopimusta. Mutta kysymys onkin, miten asiat järjestellään tilanteen jatkuessa ehkä 2–3 vuotta.
Sopimusehtojen uudelleen neuvotteleminen ja riskin sekä vahingon pulverisointi ketjuun on pidempiaikaisissa sopimuksissa usein perusteltua. Onkin syytä miettiä, miten tämä tehdään ja mistä elementeistä uusi neuvottelutilanne koostuu.
Poikkeuksellinen tilanne edellyttää aina tapauskohtaista arviointia – sopimuksen tulkinta, asiakassuhteen dokumentointi ja viranomaisohjeiden tunteminen sekä kotimaassa että kohdemaassa luovat vahvan pohjan oikealle tilannekuvalle.
Riskien tunnistaminen on tärkeää
Riskin tunnistaminen on keskeistä. Seuraavia seikkoja kannattaa huomioida:
- Hallitusten rajoitukset koskien muun muassa työpaikalla tapahtuvaa työskentelyä vaikuttavat jatkossa alihankinnan toimitusketjuihin ja toimitusvarmuuteen sekä tietoturvaan.
- Vaikka rajoitukset eivät suoraan koskisi kaikkia aloja, saattavat osana toimitusketjua olevat alihankkijat tai tavarantoimittajat kuitenkin olla rajoitusten piirissä muun muassa etätöissä tai totutella uusiin työskentelytapoihin.
- Tämä synnyttää merkittävän toimitusvarmuusriskin suhteessa yritysten sopimusvelvoitteisiin.
- Yksittäisen alihankintayrityksen kannalta on tärkeää, että toimiin ryhdytään, jotta etätyöskentely vastaa yrityksen nykyisiä sopimusvelvoitteita tai että velvoitteita muutetaan vastaamaan sitä, mikä on teknisesti tai paikalliset määräykset huomioiden mahdollista ja että se vastaa asiakkaan KPI-vaatimuksia (mahdollisesti huomioiden rajoitukset, joita asiakas on asettanut omille työntekijöilleen).
- Useimmissa tapauksissa rajoitustoimet de facto tarkoittavat, että kaikkia sopimusvelvoitteita ja/tai palveluita ei voida tarjota ja että kaikkia velvoitteita tai palvelutasoja ei voida saavuttaa sovitulla tavalla.
Siksi yrityksen täytyy:
-
-
- tunnistaa Covid-19-tilanteen aiheuttamat riskit toimialallaan ja operatiiviset prioriteetit niiden hallitsemiseksi
- tunnistaa (alihankinta)sopimukset, jotka ovat alttiita suoritus- ja palveluhäiriöille sekä harkita niistä kriittisimmät ja olennaisimmat vastuuriskit
- liputtaa riskeistä hyvissä ajoin sopimuskumppaneilleen sopimuksen vaatimin tavoin
- työskennellä sisäisesti niin, että ongelmat voidaan sopimuskumppanille osoittaa ja ratkaista neuvotteluissa
- sopia asiakkaidensa kanssa selvästi ja sopimuksen vaatimassa muodossa ne (tilapäiset) poikkeukset sopimusvelvoitteista tai suoritusvirheen seuraamuksista, joista yhteisymmärrys saavutetaan
- huomioida ”duty to mitigate” eli sopimusosapuolen velvollisuus tehdä omalta osaltaan parhaansa estääkseen vahingon eskaloituminen.
-
12 vinkkiä eteenpäin
Kaiken koetun jälkeen ja tulevaa ennakoiden 12 vinkkiä yritykselle pandemiasyksyn 2020 sopimusriskienhallintaan voisivat olla seuraavat:
- Yritysten, jotka ovat osa globaalia alihankintaverkostoa, tulisi laatia maakohtainen riskianalyysi ja huomioida sopimusten ohella paikalliset lait ja vaatimukset, jotka voivat poiketa merkittävästi Suomen kauppatavasta tai laista.
- Pragmaattinen tilanneanalyysi on tärkeää, koska yritykset eivät voi olettaa kriisin vapauttavan niitä (tilapäisesti) sopimusvelvoitteistaan tai KPI-kriteeristöstä.
- Tee kattava sopimusriskien kartoitus.
- Varmista lainvalintasäännökset sopimuksista (nykyisistä ja uusista).
- Tunnista sopimusten toimimisvelvollisuudet, palvelutasot ja reagoi poikkeamiin.
- Tarkista tietoturvan tilanne, IT-järjestelmien toimivuus ja palveluntarjoajien toimituskyky sekä suojaus- ja varmistustasot.
- Kiinnitä huomio työntekijöiden suojeluun ja työturvallisuuteen työterveyden palveluntuottajan kanssa.
- Panosta tiedottamiseen – huomioi eri sidosryhmät ja kiinnitä erityishuomiota sopimuskumppanien informoimiseen ennakoivasti, jos on odotettavissa poikkeamia.
- Hallitustyöskentelyn ja johdon toiminnan mahdollistaminen virtuaalisesti ja paikallisesti.
- Kartoita eri tukijärjestelmät ja tunnista mahdollisuudet tuen saamiseen.
- Huolehdi liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatimisesta tai päivittämisestä – kartoita strategia.
- Tunnista myös kriisin tuomat mahdollisuudet. Huonoista sopimuksista voi päästä eroon tai neuvotella niitä edullisempaan asentoon.
Vesa Turkki
asianajaja, osakas
Eversheds Asianajotoimisto Oy
