Toimitusjohtaja, asianajaja Peter Rasmussen ja lakimies, KTM Otto Santala, Asianajotoimisto Alfa Oy.
Etätyö tuli keväällä 2020 ryminällä, ja se tuli jäädäkseen. Viime vuosina syntynyt uusi työelämätrendi on synnyttänyt joukon oikeudellisia kysymyksiä, joihin työnantajalla on oltava ratkaisut.
Kokosimme tiiviin muistilistan, mitä asioita työnantajaorganisaation on syytä huomioida, jos työntekijöille mahdollistetaan työnteko varsinaisen työpaikan ulkopuolella.
Etätyöstä sopiminen
”Etätyössä” on kysymys työnjärjestelytavasta, jossa työtä tehdään työntekijän kotona, mökillä tai muualla työnantajan toimipisteen ulkopuolella tietotekniikkaa hyväksikäyttäen. Lainsäädäntö ei määrittele, mitä etätyö on. Siihen liittyvät olennaisesti ajasta ja paikasta riippumattomat työjärjestelyt. On kuitenkin selvää, että etätyöhönkin sovelletaan työnantajan ja työntekijän välisessä sopimussuhteessa kaikkia lakeja ja sopimuksia, joita ”perinteiseenkin” työsuhteeseen sovelletaan.
Vaikka etätyöstä on tullut uusi normi koronan sekä kiristyneen kilpailutilanteen seurauksena, työnantaja tai työntekijä eivät voi yksipuolisesti päättää etätyön tekemisestä. Viime kädessä lopullinen päätäntävalta etätyön mahdollistamisesta on aina työnantajalla. Koska etätyöstä ei ole säännöksiä lainsäädännössämme, etätyöstä on syytä sopia mahdollisimman yksiselitteisesti työntekijän kanssa, jotta myöhemmiltä erimielisyyksiltä vältytään.
HR-käytännössä solmitaan etätyösopimuksia, joilla työnantaja ja työntekijä sopivat etätyössä noudatettavista käytänteistä, kuten esimerkiksi työntekoajasta, työn raportoinnista sekä käytettävistä työvälineistä.
Työturvallisuus
Työturvallisuuslain säännöksiä sovelletaan työhön, jota työntekijä tekee sopimuksen mukaan kotonaan tai muussa valitsemassaan paikassa. Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä, vaikka työntekijä tekisikin töitä jatkuvasti omassa kodissaan. Työnantajan tulee kiinnittää erityistä huomioita työntekijän työvälineisiin sekä työergonomiaan, jotta vältytään erilaisilta tuki- ja liikuntaelinsairauksilta ja pitkäaikaisilta sairauspoissaoloilta.
Työnantajan tulee varautua myös etätyössä aiheutuvan työtapaturman mahdollisuuteen ja huolehtia, että työntekijällä on vakuutusturva myös työpaikan ulkopuolella sattuvien vahinkojen varalle.
Varsinaisella työntekopaikalla sattuneet tapaturmaperäiset vahingot korvataan, vaikka haaveri olisi sattunut muun kuin varsinaisen työnteon yhteydessä. Myös lounastauolla tai työmatkalla sattuneet vahingot korvataan, jos työntekijä on ”toimistolla”. Työntekijän kotona tapahtunut työtapaturma korvataan kuitenkin vain, mikäli tapaturma on sattunut varsinaisen työnteon yhteydessä. Siten esimerkiksi lounasta haettaessa tai sitä valmistettaessa sattunutta tapaturmaa ei korvata työtapaturmavakuutuksesta, mikäli työntekijä on etätöissä.
Työtapaturmien korvattavuuteen liittyvät soveltamiskäytännöt aiheuttavat käytännön ongelmia. Yksi tapa hallita riskiä työnantajan näkökulmasta on, että työnantajan ja työntekijän väliseen etätyösopimukseen kirjataan ehto, jonka perusteella työnantaja kustantaa työntekijän vapaa-ajan tapaturmavakuutuksen tai ottaa työntekijälle erillisen ja kattavamman etätyövakuutuksen.
Tietoturva
Kun asiantuntijat tekevät työtä työnantajan varsinaisen toimipisteen ulkopuolella, on korostetun tärkeää, että työntekijöiden kanssa sovitaan riittävällä tavalla tietoturva-asioista sekä työntekoon liittyvän viestinnän luottamuksellisuudesta. Kotona asiakkaiden kanssa puhutut luottamukselliset asiakaspuhelut eivät kuulu työntekijän perheenjäsenten tietoon. Moni työnantajaorganisaatio ei ole vielä luonut kattavia kirjallisia pelisääntöjä näihin tilanteisiin.
Peter Rasmussen
toimitusjohtaja,
asianajaja
Otto Santala
lakimies, KTM
Asianajotoimisto Alfa Oy
Kirjoittajat ovat erikoistuneita työoikeudellisiin kysymyksiin sekä yritysten konsultointiin niiden päivittäistoimintaan liittyvissä kysymyksissä.
