Projektipäällikkö Petra Niemi, Tulus Oy.
Yrityksen johdolle poikkeustilanne tarkoittaa sitä, että viestintään on panostettava ja näytettävä esimerkkiä.
Koronavirus ja sen hidastamiseen tähtäävät toimet ovat pakottaneet jo esimerkiksi matkailualan yrityksiä aloittamaan yhteistoimintaneuvottelut tai lomauttamaan työntekijöitään. Hoitoalalla (ja pehmopaperin tuotannossa) pandemia puolestaan tarkoittaa kiirettä ja ylitöitä. Moni yritys joutuu miettimään toimintaansa uusiksi ja viestinnän tarve kasvaa. Työtä tehdään kotikonttoreilla. Etätyöstä tuli silmänräpäyksessä uusi normaali.
Etätöissä ja muutostilanteessa viestinnän merkitys korostuu. Hyvin viestitty muutos on paras tapa välttää viestintäkriisi. Miten yritys ohjeistaa työntekijöitään? Miten sisäiset palaverit ja ryhmätyöskentely toteutetaan valmiustilan aikaan? Kuinka yhteydenpito yhteistyökumppaneihin hoidetaan totutusta palvelun tasosta tinkimättä ja miten siitä viestitään? Yrityksen johdolle poikkeustilanne tarkoittaa sitä, että viestintään on panostettava ja näytettävä esimerkkiä.
Etätyö on jo monessa työpaikassa osa arkea. Työelämän muutos on valmistanut siihen, että työtä voi useilla aloilla tehdä ajasta ja paikasta riippumatta. Kun digitaaliset toimintatavat ja kanavat ovat kunnossa, yrityksen toiminta saattaa jatkua lähes entisellään koronan sanelemasta etätyöstä huolimatta. Onpa etätyössä myös etuja; joidenkin tutkimusten mukaan etätyö on jopa tuottavampaa kuin työpaikalla työskentely, kun keskeytyksiä on vähemmän. Henkilöstö sitoutuu paremmin, kun työnantaja joustaa. Vaihtelu tunnetusti myös virkistää.
Sisäistä keskustelua voi käydä sujuvasti yrityksen omassa somessa. Sisäisten somekanavien (esimerkiksi Teams, Slack, LumApps, Workplace by Facebook tai Yammer) käyttö lisää läpinäkyvyyttä työyhteisössä, tehostaa tiedon jakamista ja parantaa verkostoitumista ja yhteistyötä. Pitää kuitenkin varmistaa, että kaikilla on pääsy kanaviin ja että kanavan tai kanavien käyttö vastaa henkilöstön ja yrityksen tarpeita.
Joillekin työnantajille etätyösuositukset tarkoittavat sitä, että digitaaliset käytännöt ja työkalut pitää nyt viimeistään päättää ja sopia nopealla aikataululla. Samalla pitäisi ehtiä viestiä sidosryhmille entistä enemmän, tehokkaasti ja oikeissa kanavissa. Poikkeukselliset aukioloajat, asiointiohjeet asiakkaille tai viimeisimpien ohjeiden tiedottaminen henkilökunnalle vaativat nopeaa viestintää, mielellään jopa ennakoivasti. Jos yritystä kohtaa suurempi kriisi, silloin on myöhäistä pohtia, kenen kuuluu tiedottaa, mitä ja kenelle.
Onneksi digitaalisiin työkaluihin ja käytäntöihin on saatavissa opetusta myös etänä. Sisäisten somekanavien parhaita käytäntöjä kannattaa myös rohkeasti kysellä asiantuntijoilta.
Niin, ja milloin teidän yrityksessänne viimeksi päivitettiin muutosviestintäsuunnitelma? Onko sitä?
Petra Niemi
projektipäällikkö, kansainvälinen viestintä ja koulutukset
Tulus Oy