Lähes jokainen yritys tulee elinkaarensa aikana vähintään kerran sen tilanteen eteen, että yhtiölle tulisi valita kumppani taloushallintoasioihin. Mutta miten valita omalle yritykselle juuri oikea kumppani, kun maastamme löytyy lähes 6 500 taloushallintoalan yritystä monessa eri kokoluokassa työllistäen noin 13 000 alan ammattilaista.
Monella yrittäjällä voi olla tärkeänä tekijänä mielessään palveluiden hintalappu tilitoimistoa etsittäessä, mikä on ymmärrettävää erityisesti taloudellisesti haasteellisina aikoina. On kuitenkin muitakin hyvin tärkeitä asioita, jotka on hyvä ottaa huomioon valintaa tehtäessä, sillä tilitoimistoja on moneen lähtöön. Kirjanpitäjän tai taloushallinnon asiantuntijan ammattinimikkeet eivät ole suojattuja, ammatissa toimimiseen ei ole määritelty vaadittavaa koulutusta eikä tilitoimiston perustaminen ole luvan varaista.
Yksi hyvin tärkeä valintaan vaikuttava asia on palvelun laatu. Useat tilitoimistot kertovat tekevänsä työtä laadukkaasti, mutta mitä laatu oikeastaan tarkoittaa, kun kyseessä on niinkin laaja ja monitahoinen asia kuin taloushallintoalan palvelu? Kuten monella muullakin alalla, myös taloushallinnon alalla tekoäly ja automatisaatio tekevät jo ison siivun rutiinitöistä ja luovat automaattisesti kuukausittaiset raportit – toisinaan jopa reaaliaikaisesti. Laatukilpailussa ei siis ole kyse ainakaan pelkästään oman taloushallinnon asiantuntijan tarkkuudesta ja raportoinnin nopeudesta. Laatua ei myöskään kannata mitata ainoastaan virheiden määrällä. Lisäksi jokaisella asiakasyrityksellä on omat erilaiset tarpeensa taloushallintopalveluille.
Yhdelle yritykselle voi riittää, että viranomaisvelvoitteet hoidetaan määräajassa, ja ettei tule ikäviä veroyllätyksiä tilikauden päätteeksi. Toinen yritys taas odottaa tilitoimistoltaan apua budjetin ja kassavirtaennusteen laatimiseen. Kolmas yritys puolestaan haluaa neuvontaa tutkimus- ja kehittämismenojen aktivointiin sekä asiantuntijapalvelua yrityksen arvon määritykseen. Kehottaisinkin jokaista taloushallinnon kumppania etsivää miettimään, mitä laatu merkitsee juuri sinun yhtiöllesi. Sen jälkeen kysy suoraan tilitoimiston edustajalta tai omalta asiantuntijaltasi, mitä laatu juuri hänelle tarkoittaa. Kannattaa myös kysyä, miten laatua valvotaan kyseisessä tilitoimistossa vai valvotaanko ollenkaan.
Valintaprosessissa pohtimisen arvoinen asia on, kannattaisiko kumppaniksi valita auktorisoitu tilitoimisto. Mutta mitä tilitoimiston auktorisointi sitten käytännössä tarkoittaa? Auktorisoidulla tilitoimistolla tarkoitetaan taloushallintoalan palveluyritystä, jonka laadun, osaamisen ja vakavaraisuuden Suomen Taloushallintoliitto ry on tarkastanut ja hyväksynyt. Auktorisoidun Taloushallintoliiton jäsenyrityksen käyttämät järjestelmät sekä toimintamallit on tarkastettu ja ne ovat ajan tasalla. Jäsenyritys sitoutuu noudattamaan taloushallintopalvelualan hyvää tapaa, toimii suunnitelmallisesti ja laadukkaasti, on todistetusti vakavarainen, noudattaa tietosuoja-asetuksen sekä rahanpesulain asettamia vaatimuksia ja ylläpitää tietoturvallisuutta. Jäsenyritys sitoutuu myös kouluttamaan henkilöstöään sekä turvaamaan riittävät henkilöstöresurssit palvelujen tuottamiseen. Käytännössä auktorisointi takaa, että yritys voi luottaa tilitoimistokumppaninsa ammattitaitoon ja siihen, että taloushallinnossa noudatetaan ajantasaista lainsäädäntöä ja säädöksiä.
Auktorisointi ei ole ostettavissa oleva sertifikaatti, vaan se on ansaittava läpäisemällä Taloushallintoliiton asettamat varsin tiukat laatukriteerit. Auktorisointivaatimukset ovat viime vuosina kiristyneet entisestään, joten auktorisoinnin saavuttaminen on aiempaa haastavampaa. Suomessa taloushallinnon palveluyrityksistä vain noin kymmenen prosenttia onkin auktorisoituja. Auktorisointi ei myöskään ole pysyvä, vaan se on uusittava säännöllisesti. Palveluyrityksen toiminta tarkastetaan vähintään viiden vuoden välein, ja edellytysten täyttymisestä on raportoitava kahden vuoden välein. Auktorisoidun tilitoimiston on siis todella tehtävä laadukasta työtä, ja pystyttävä myös näyttämään se niin asiakkaalle kuin toimintaa valvovalle Taloushallintoliitolle.
Noora Huvitus
Palveluesihenkilö, KLT
Accotilit Oy