Viestintä on osa kaikkea, mitä teemme – niin ihmisinä kuin organisaatioina. Se näkyy sanoissa ja sävyissä, eleissä ja ilmeissä, lauseiden rakenteessa, pilkkujen paikoissa ja visuaalisessa ilmeessä. Se on asiakaskohtaamisia, sidosryhmäsuhteita, monikanavaista vuorovaikutusta ja median edessä lausuttuja sanoja. Jokainen teko – ja tekemättä jättäminen – on viestintää. Ja aina myös valinta.
Miksi viestintä on niin tärkeää? Koska se on tehokkain tapa vaikuttaa siihen, miten teidät nähdään ja koetaan. Parhaimmillaan se kertoo maailmalle juuri sen, mitä haluatte organisaatiostanne viestittää.
Mutta viestintä voi myös helposti epäonnistua. Hätiköidyt tai huonosti harkitut viestit voivat antaa väärän kuvan, aiheuttaa väärinkäsityksiä ja jopa haitata mainettanne. Pahimmassa tapauksessa karkotatte tärkeät kohderyhmät ja vaikeutatte omia mahdollisuuksianne menestyä. Useimmiten viestinnän ongelma ei kuitenkaan ole itse aiheutettu skandaali – vaan se, että kohderyhmänne ei yksinkertaisesti huomaa tai ymmärrä viestejänne.
Hyvä viestintä ei synny sattumalta, vaikka toki sellaistakin välillä tapahtuu. Hyvän viestinnän taustalla on lähes aina selkeä tavoite, kohderyhmän ymmärrys ja tietoisia valintoja.
Hyvä viestintä nojaa perusperiaatteisiin
1. Astu ulos kuplastasi
Älä oleta – selvitä. Kuka on kohderyhmäsi? Mitä he ajattelevat? Missä kanavissa heidät tavoittaa?
2. Aseta mitattavat tavoitteet
Miltä näyttää onnistunut viestintä teidän organisaatiossanne? Miten mittaatte sen vaikuttavuutta? Tehkää vertailua ja analysoikaa, mitä hyvän viestinnän toteuttaminen teiltä vaatii.
3. Ole selkeä – keskity olennaiseen
Ihmiset muistavat vain murto-osan kuulemastaan ja näkemästään. Tiivistä viestisi ja poimi siitä vielä ydinasia. Toista tätä viestiä.
4. Ole kiinnostava
Unohda kapulakieli ja alan sisäinen jargon. Muotoile viestisi kiinnostavasti eli kerro tarinoita, konkretisoi ja herätä tunteita. Näin viestisi pysyy mielessä.
5. Kuuntele ja reagoi
Viestintä ei ole yksinpuhelua. Huomioi palaute, kiitä ja hyödynnä sitä viestinnän kehittämisessä.
6. Suunnittele, mutta älä jää kiinni yksityiskohtiin
Täydellisyyden tavoittelu voi tappaa viestinnän dynaamisuuden ja erityisesti ihmisten innon. Ketteryys on usein tärkeämpää kuin täydelliseksi hiottu viesti.
7. Valitse hetkesi viisaasti
Aina suunniteltu hetki ei ole paras. Joskus kannattaa odottaa parempaa ajankohtaa tai muokata viestiä lennossa. Tämä ei ole suunnittelemattomuutta – vaan fiksua viestintää.
Hyvä viestintä vaatii tahtoa, ei jättibudjettia
Tarvitaanko hyvään viestintään suuria budjetteja, ulkopuolisia konsulttiarmeijoita ja kuukausien valmistelua? Ei. Hyvä viestintä vaatii ennen kaikkea tahtotilaa.
Kun viestintä on tietoista ja tavoitteellista, vaikutukset näkyvät nopeasti. Asiakkaat ymmärtävät paremmin, mitä tarjoatte. Sisäinen viestintä paranee, ja ihmiset ovat tyytyväisempiä. Organisaatiostanne jää entistä positiivisempi kuva – ja tavoitteiden saavuttaminen helpottuu.
Hyvä viestintä ei ole sattumaa, mutta huono viestintä on.
Miten teillä – ohjaako viestintänne teitä kohti menestystä, vai annatteko sattuman päättää?
Annikka Koivu
toimitusjohtaja
Kaiku Tampere Oy