Tapahtumat ovat nykyään tärkeä osa yritysten arkea, mutta samalla myös yleisön odotukset ovat muuttuneet pysyvästi. Usein osa osallistujista on paikan päällä ja osa etänä – hybriditapahtuma ei ole enää erityisratkaisu, vaan uusi normaali. Tämä vaatii uudenlaista suunnittelua, erityisesti teknisen toteutuksen osalta.
Yksi tapahtuma, kaksi yleisökokemusta
Hybriditapahtuma yhdistää fyysisen ja digitaalisen kokemuksen. Yleisö on samanaikaisesti läsnä tilassa ja verkon välityksellä. Tämä asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia tapahtuman suunnittelulle ja tekniselle toteutukselle. Kyse ei ole vain kameran lisäämisestä tilaan, vaan kahden rinnakkaisen yleisökokemuksen rakentamisesta.
Miksi hybriditapahtuma on tullut jäädäkseen
Pandemian aikana opittiin osallistumaan etänä – ja monille se jäi pysyväksi toiveeksi ja jopa odotusarvoksi tapahtumia kohtaan. Yritykset haluavat tavoittaa sidosryhmiä laajasti ja tarjota osallistumisen mahdollisuuden niillekin, jotka eivät voi tai halua matkustaa. Samalla myös sisäinen viestintä, henkilöstötapahtumat ja koulutukset ovat siirtyneet hybridimuotoon. Tuloksena on tehokkuutta, saavutettavuutta ja joustavuutta – mutta vain, jos toteutus toimii.
Tekniikka tekee kokemuksesta tasa-arvoisen
Hybriditapahtumassa haasteena on se, että etäosallistujat helposti jäävät kokemuksessa taka-alalle. Tekniikalla tähän voidaan vaikuttaa ratkaisevasti: laadukas videokuva, toimiva ääni, erillinen juonto tai moderoitu chat luovat osallistumisen tunnetta. Tapahtumasta ei saa tulla pelkkä livestream. Teknisen toteuttajan tehtävä on suunnitella kokonaisuus siten, että molemmat yleisöt ovat huomioitu. Se tarkoittaa tilaratkaisujen, valosuunnittelun ja kamerakulmien yhteensovittamista sekä suunnitelmallista harjoittelua puhujien kanssa.
Yksi suunnitelma, kaksi maailmaa
Onnistunut hybriditapahtuma vaatii yhtälailla ohjelman, sisällön ja teknisen toteutuksen yhteensovittamista. Kannattaa pohtia, onko tapahtumassa selkeä rytmi, näkyvätkö tauot ja sisältöjen vaihtelut molemmille yleisöille? Miten osallistujat voivat esittää kysymyksiä ja
miten he tietävät olevansa osa tilannetta? Yhä useammin suunnitteluun otetaan mukaan tekninen toteuttaja heti alussa, jolloin voidaan välttää monia sudenkuoppia ja varmistaa saumaton kokonaisuus.
Uusi tapa kohdata yleisö
Hybriditapahtuma ei ole erikoisuus tai hätäratkaisu. Se on tämän päivän tapa toteuttaa vaikuttavia kohtaamisia. Kun kokemus on mietitty molemmille yleisöille, syntyy tapahtuma, joka ei pelkästään tavoita laajasti vaan myös tuntuu osallistujasta merkitykselliseltä.
Joonatan Niemi
CEO, perustaja, tuotantopäällikkö
Scene Arts Tapahtumatekniikka