Sisäinen viestintä nousee pilveen

<p><em>Tämän päivän organisaatiossa havaintoja tehdään ja niitä halutaan kerätä talteen hyvin erityyppisistä seikoista.</em><br></p>

Tämän päivän organisaatiossa havaintoja tehdään ja niitä halutaan kerätä talteen hyvin erityyppisistä seikoista.

– Paperilapuista, listoista ja erilaisista excel-koosteista halutaan päästä yrityksissä eroon ja keskittää samalla kaikki viestintä pilveen. Välittömät ja välilliset säästöt voivat olla yhteensä jopa kymmeniätuhansia euroja vuodessa, kertoo yritysviestinnän konsultti Jukka Viitala PalveluPisara Oy:stä.

Muutos ei ole pelkästään tekninen, vaan tavoitteena on mullistaa organisaation viestintäkulttuuri: tehdä siitä nopeaa, läpinäkyvää ja jäljitettävää sekä pakottaa sisäinen viestintä hallittuun, formaaliin prosessiin.
Tyypillisesti näitä ovat organisaatioissa tuotteiden, palveluiden tai prosessien laaduissa havaitut sisäiset ongelmat ja poikkeamat, työhäiriöt, materiaali- ja tarvikepuutteet, erilaiset ideat ja aloitteet, riski- ja vaarakohteiden kirjaamiset sekä reklamaatioiden hallinta. Yleisesti kaikki ne havainnot, joista kertyy kustannuksia tai hyötyjä yritykselle ja joiden kuntoon tulo parantaa työn sujumista ja työviihtyvyyttä.

<p><em>Työntekijät voivat seurata omia ja vastuullaan olevia havaintojaan ja niille tehtyjä toimenpiteitä.</em><br></p>

Työntekijät voivat seurata omia ja vastuullaan olevia havaintojaan ja niille tehtyjä toimenpiteitä.

Edut ovat kiistattomat ja välittömät

Perinteisillä tavoilla toimiessa ei tavallisesti jää tilastoa eikä nähdä laajemmin vaikuttavuutta. Johto ei välttämättä saa edes arvioita toistuvien ongelmien kustannuksista.
Pilveen tallentaminen vie oikealla välineellä vain sekunteja, palvelu ei unohda havaintoja ja ne ovat heti oikealla vastuuhenkilöllä. Valokuvat havaintoon liitettynä täydentävät raportoitavaa asiaa ja usein itsessään kertovat kaiken olennaisen. Lisäksi ongelmakohdat, pullonkaulat ja juurisyyt voidaan jäljittää sekä saadaan tilastot tapahtumista. Työntekijät puolestaan näkevät mitä ja milloin asialle tehdään tai on tehty jotain.
– Tavoite on usein saada myös työntekijöiltä lisää ilmoituksia. Monissa taloissa parhaat havainnot ja havainnoijat palkitaan. Etenkin nuoremman polven työntekijät pitävät luonnollisena työyhteisön ja työn kehittämistä sekä ongelmien julkituomista digiväylän kautta, Viitala jatkaa.
Organisaation johto suosii päivittäisten työhön liittyvien havaintojen ja poikkeamien nopeaa ja säännöllistä tallennusta ja hallintaa.
– Meillä on asiakkaana organisaatioita, jossa laatupoikkeamia on voitu vähentää jopa yli puoleen muutamassa kuukaudessa ja poikkeamien keskimääräistä käsittelyaikaa lyhentää merkittävästi.

<p><em>Kännykkä on luonteva väline tallentaa havaintoja ja napata mukaan siihen liittyvä valokuva.</em><br></p>

Kännykkä on luonteva väline tallentaa havaintoja ja napata mukaan siihen liittyvä valokuva.

Viestintä kaksisuuntaistuu

Työntekijöillä on usein kännykät mukana ja nettipäätteet saatavilla. Onkin luonnollista tarjota samalla palvelun kautta työntekijöille työohjeet, tiedotteet ja julkaisut ajasta ja paikasta riippumatta. Paperi- tai sähköpostikansioiden ja ilmoitustaulujen merkitys vähenee, kun tarjolla on aina ajan tasalla oleva tieto ja ohje.
Netin yleiset viestintäpalvelut tarjoavat alustan mikroyrityksien viestintäväyläksi. Ongelmina voi olla, että tallennetun datan omistus ja käyttöoikeus eivät välttämättä ole organisaatiolla. Samoin jätettyjen havaintojen vastuun kohdistaminen, tiketöinti, toimenpiteiden seuranta ja tilastointi ovat rajallisia tai niitä ei ole.


PalveluPisara Oy:n toteuttama havaintojen käsittelypalvelu Hoksu on moderni ja helposti käyttöön otettava. Palvelua ja maksutonta kokeilua voi tiedustella jukka.viitala@palvelupisara.fi.


<p><em>Tiimi näkee omat ja vastuulla olevat havainnot reaaliajassa.</em><br></p>

Tiimi näkee omat ja vastuulla olevat havainnot reaaliajassa.