Hyvästi hälyisät avokonttorit, nyt tulevat monitilatoimistot

Työympäristöllä on merkitystä työn tuottavuutta kehitettäessä. Uuden tavan tehdä työtä tarjoaa monitilatoimisto. Siinä liikutaan työtilasta toiseen tehtävien mukaisesti.
Työn tuottavuus on nykyisin ajankohtainen aihe myös tietotyössä.
– Tietotyön tuottavuutta voidaan parantaa monin eri tavoin, mutta parhaita tuloksia saadaan yksinkertaisilla perusasioilla. Niitä ovat työn hyvä organisointi ja johtaminen sekä fyysisten työtilojen kehittäminen, sanoo yliopisto-opettaja Maiju Vuolle Tampereen teknillisestä yliopistosta.
TTY:n tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi kerää tietoa työympäristön muutoksista ja mittaa uusien työtapojen vaikutuksia työhyvinvointiin ja tuottavuuteen.
– Novin aiempien kyselyjen perusteella tiedetään, että työympäristöissä ja -tavoissa riittää kehitettävää. Toisaalta tarjolla on paljon myös mahdollisuuksia. Tekniset laitteet ovat keventyneet ja pienentyneet ja etätyössä tarvittavat tietoliikenneyhteydet ovat parantuneet, Vuolle sanoo.
Lisäksi asenteet ovat muuttuneet entistä myönteisemmiksi työntekijöiden vapaudelle järjestää itse omaa ajankäyttöään.
Tilat tehtävän mukaan
Yritysten uusimpia trendejä on siirtyminen avokonttoreista monitilaympäristöihin, joissa työskentely jaetaan eri vyöhykkeille. Hiljaiselle työskentelylle, ryhmätyölle, neuvotteluille ja sosiaaliselle vuorovaikutukselle osoitetaan omat alueet.
Henkilökohtaisia työpisteitä ei välttämättä ole, vaan työpisteet on varustettu säädeltävillä kalusteilla. Näin ne sopivat kaikille. Työtilaa voidaan varata myös yrityksessä vieraileville asiakkaille.
– Työn organisointi uudella tavalla voi tuoda kustannussäästöjä nopeastikin. Kun tilaa ei tarvita enää yhtä paljon kuin ennen, yritys voi muuttaa entistä pienempiin tiloihin tai antaa osan tiloistaan vuokralle.
– Lisäksi työskentely monitilaympäristössä tukee erityyppisiä työtehtäviä ja lisää ihmisten kohtaamista yli organisaatiosiilojen. Työskentelystä voi tulla paitsi tehokkaampaa, myös hauskempaa, Maiju Vuolle sanoo.
Alkuun pienillä arjen innovaatioilla
Tutkija Miikka Palvalin korostaa työntekijän vapautta valita työtapansa ja -ympäristönsä.
– Jonakin päivänä kannattaa työskennellä etätyössä, toisena vaikkapa kirjastossa. On osoitettu, että kun työntekijä saa erilaisia mahdollisuuksia, hän suunnittelee työpäivänsä entistä tarkemmin, mikä taas lisää tehokkuutta ja tuottavuutta.
Tänä syksynä TTY:llä on tarkoitus aloittaa projekti, jossa ideoidaan nopeasti perustettavia pop up -työtiloja. Projektin suunnitteluun osallistuvat myös TTY:n arkkitehtuurin laitos ja ihmiskeskeisen teknologian yksikkö sekä työpsykologeja Aalto-yliopistosta.
Pop upien ideana on kehittää matalan kynnyksen uudistuksia. Ne voivat olla fyysisten ja virtuaalisten työympäristömuutosten lisäksi myös työpaikan yhteisiä sopimuksia hiljaisista tunneista tai yhteisestä lenkkipäivästä viikossa.
– Kyse on arjen yksinkertaisista innovaatioista, joita varten ei tarvita isoja investointeja, Maiju Vuolle sanoo.
Yliopisto-opettaja Maiju Vuolle opettaa ja tutkii TTY:llä tietotyötä. Miikka Palvalin valmistelee väitöskirjaa tietotyön työtapojen vaikutuksesta tuottavuuteen.
TTY:n tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi
Tutkii tietotyön johtamista ja organisointia, fyysisten ja virtuaalisten työympäristöjen kehittämistä, työyhteisön sosiaalisia suhteita sekä työntekijöiden työhyvinvointia ja tuottavuutta.
Vastaa Novin kyselyyn älykkäämmistä työtavoista http://www.tut.fi/novi/resepti-tietotyon-tuottavuuden-parantamiseen
Teemasta valmisteilla tutkimushanke, johon yritykset voivat osallistua. Lisätietoja: Harri Laihonen, puh. 050 468 0974
Teksti ja kuva Päivi Eskelinen
